¿Cómo abordar un proceso de Transformación Digital en una Entidad Social?

¿Qué es la Trasformación Digital?

La transformación digital es un proceso que implica la adopción estratégica de variedad de tecnologías digitales con el objetivo de mejorar la eficiencia y la experiencia de los distintos grupos de interés con los que se relaciona una entidad.

La transformación digital por tanto busca mejorar la calidad de vida de las personas y beneficiar la inclusión al ofrecer nuevas oportunidades, más comodidad y mejores oportunidades de conciliación de la vida laboral y personal y dotarnos de una mayor resiliencia al cambio.

Dentro de un proceso de Transformación Digital encontraremos algunos de estos componentes, no necesariamente todos ellos:

  • Adopción de tecnologías emergentes, en cierta medida, como inteligencia artificial, machine learning, Internet de las cosas (IoT), big data y análisis de datos, automatización, procesamiento en la nube, realidad aumentada/virtual, etc.
  • Optimización de procesos existentes.
  • Cambios en la cultura con formación y acompañamiento para la adaptación de las habilidades de empleados, capacitándolos para utilizar en su trabajo las nuevas tecnologías (up-skilling, re-skilling)
  • Mejora de la experiencia de empleados, usuarios y beneficiarios
  • Nuevos modelos disruptivos, aprovechando las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías o iniciativas.
La transformación digital no consiste únicamente en implementar tecnología, sino en transformar la mentalidad, los procesos y la cultura de una organización para adaptarse a un entorno cada vez más digitalizado. Es un proceso continuo y estratégico en continua evolución.

Particularidades de la transformación digital en una entidad del tercer sector

Las entidades del tercer sector influyen directamente en la calidad de vida de muchas personas, por ello su transformación digital debe tener como objetivo principal la mejora de la eficiencia, la innovación y el impacto social.

Al abordar la transformación digital en una ONG es importante tener en cuenta las siguientes particularidades:

  • Debe adaptarse a las demandas y necesidades de los colectivos vulnerables y excluidos con dificultades para acceder o usar las nuevas tecnologías.
  • Debe ayudar a mejorar la confianza y transparencia con los donantes, los voluntarios, las administraciones públicas y otros actores sociales
  • Habitualmente se dispone de recursos limitados y escasos, por lo que las inversiones en transformación digital deben tender a la reducción de costes operativos minimizando las inversiones y los futuros costes recurrentes de la tecnología

También es importante la colaboración en redes y alianzas con otras entidades del tercer sector, para aprovechar las posibilidades de intercambio de información, conocimiento y experiencias.

La tecnología es solo una herramienta, las personas somos las que tenemos que cambiar y adaptarnos, por ello para asegurar el éxito de un proceso de transformación digital es fundamental:

  1. Contar con una buena estrategia. Es imprescindible tener una visión y ser capaces de plasmarla con una Plan de Transformación Digital que tenga un propósito compartido, unos objetivos claros y acciones planificadas y presupuestadas.
  2. Debe ser liderada por una persona empoderada y reconocida dentro de la entidad con capacidad de liderar cambios y solventar resistencias. Además conviene embarcar en el proceso a personas del equipo de distintos departamentos que sean motoras del cambio y que actúen como “early adopters” y apoyo en el proceso de transformación.
  3. Dentro del Plan de Tranformación Digital deben existir acciones de formación y acompañamiento para hacer posible el cambio cultural, adoptando una estrategia acorde a la cultura organizacional.
Ejemplo de Transformación Digital:
El caso de Fundación Tomillo

La Fundación Tomillo asumió en 2021 el reto de acometer un proceso de transformación digital, esencial para avanzar en el proceso de transformación integral de la entidad. Este proceso se enmarcaba dentro de su marco estratégico, bajo la línea estratégica de la entidad “somos una entidad efectiva y ágil”.

Gracias al apoyo recibido del Ministerio de Derechos Sociales y Agenda 2030, a través de los fondos recibidos de la Subvención de apoyo a la modernización de las entidades del Tercer Sector, financiados a cargo del Fondo Europeo de Recuperación, Transformación y Resiliencia, la Fundación Tomillo pudo dar un impulso definitivo para la ejecución de su Plan de Transformación Digital.

Desarrollo del Plan de Transformación Digital
Implantación de los proyectos prioritarios: mejora de la eficiencia y la transparencia
Implantación de los proyectos de mejora de gestión de la intervención
Implantación de tecnologías avanzadas para la prevención del abandono y optimización de resultados
ETAPA 1
Desarrollo del Plan de Transformación Digital

El primer paso fue acometer el diseño de un Plan de Transformación Digital que establecía un horizonte de ejecución de 3 años.

La elaboración del Plan se llevó a cabo involucrando a todas las áreas de la Fundación, analizando en detalle sus procesos actuales, necesidades de mejora y objetivos a corto y largo plazo.

Se identificaron 12 iniciativas a desarrollar y se procedió a la priorización de las mismas, teniendo en cuenta siete ejes aplicables a los que se dio distinto peso según la importancia estratégica de los mismos. Estos ejes fueron los siguientes:

  • EJE 1 – Mejora significativa para los participantes
  • EJE 2 – Mejora significativa para la gestión interna
  • EJE 3 – Mejora significativa/requerimiento para Patronato, financiadores, socios, donantes
  • EJE 4 – Implantación rápida y sencilla
  • EJE 5 – Coste
  • EJE 6 – Adaptabilidad a los requerimientos de las financiaciones NextGen
  • EJE 7 – Oportunidad de colaborar, compartir, formar a otras entidades

Tras la aplicación de estos ejes de valoración, se decidió el escenario de ejecución más idóneo y se elevó la propuesta al patronato para su aprobación.

ETAPA 2
Implantación de los proyectos prioritarios: mejora de la eficiencia y la transparencia

En esta etapa se acometieron los siguientes proyectos principales:

  • Implantación de un nuevo ERP para la mejora de la gestión, eficiencia, transparencia y análisis de la gestión administrativa de la entidad.
  • Implantación de un LMS (Learning Management System) mejora de la gestión, eficiencia, transparencia y análisis de la evaluación por competencias de los alumnos de la Fundación Tomillo, basado en Moodle, para la impartición docente de la Formación Reglada (Formación profesional de grado básico y medio) y la formación para el empleo que imparte la entidad.
ETAPA 3
Implantación de los proyectos de mejora de gestión de la intervención

En esta etapa se acomete la renovación del sistema de gestión de la intervención, adoptando un CRM estándar que se adapta a las necesidades específicas de la gestión de los participantes, sus familiares y la gestión del voluntariado.

Este sistema dota de herramientas para poder realizar una evaluación y seguimiento del nivel de vulnerabilidad de los participantes, así como un seguimiento de su mejora competencial desde que inician su etapa en Tomillo, y durante todo el itinerario en el que se les ofrecen servicios que van desde el apoyo al éxito escolar, la formación reglada, la formación en competencias y en habilidades profesionales, la orientación sociolaboral, la ayuda al empleo y/o al emprendimiento. (enlace a servicios Tomillo).

El objetivo es disponer de una visión 360º del participante durante todo el itinerario en el que se le acompaña desde Tomillo, de manera que podamos tener un seguimiento ágil de su evolución y del impacto conseguido a través de su participación en los distintos programas de la entidad.

ETAPA 4
Implantación de tecnologías avanzadas para la prevención del abandono y optimización de resultados

Los nuevos procesos de gestión de la intervención junto a los nuevos procesos eficientes de gestión dotan a la entidad de un valioso capital: una gran cantidad de datos y agilidad para su análisis a través de métodos de minoría de datos.

Estos datos, debidamente agrupados y anonimizados podrán utilizarse en beneficio de nuestros participantes previendo los potenciales abandonos de nuestros programas. La detección temprana de participantes en riesgo, junto con las medidas preventivas, puede mejorar drásticamente el éxito de la intervención.

También podrán utilizarse estos métodos para comparar programas educativos, valorando los factores que intervienen en las diferencias en el éxito de los distintos programas, facilitando el desarrollo de estudios alrededor de los factores predictivos.

Iniciativas transversales

Además de las iniciativas de cambio de sistemas, se están llevando a cabo las siguientes iniciativas de carácter transversal:

Mejora en la arquitectura técnica y las infraestructuras:

  • Siguiendo la orientación general de migración a la nube
  • Adquisición del equipamiento necesario para los distintos perfiles de Tomillo: Usuarios, Aulas, equipos Alumnado, etc.
  • Mejora de la arquitectura de red, accesos telecomunicaciones, elementos de la electrónica de red, elementos de redes WIFI …

Ciberseguridad: Análisis de la situación actual de Tomillo en materia de Ciberseguridad, Riesgos y Protección de Datos mediante:

  • La revisión de la protección de los datos y planificación de una auditoria de ciberseguridad
  • Protección de los equipos locales.
  • Revisión de los protocolos de protección de datos personales y cumplimiento técnico del GDPR.

Formación y desarrollo de la cultura digital, con las siguientes acciones, entre otras:

  • Diseño de itinerarios de formación, gestión del cambio y cultura digital
  • Acuerdos y alianzas con divulgadores digitales para incorporar programas a la oferta de formación a personal de Tomillo.
  • Creación de un equipo transversal de “Early Adopters” a los que se forma de manera intensiva para que sirvan de motor y apoyo a sus compañeros
Recursos formativos para la Transformación Digital
Existen una gran cantidad de recursos formativos gratuitos a disposición de las ONGs. A continuación se muestran algunas iniciativas que ofrecen formaciones de calidad que pueden ponerse a disposición del personal de las entidades sociales.
FUNDAULA
Fundación Accenture pone a tu alcance una amplia oferta formativa pensada para mejorar conocimientos digitales y técnicos, así como habilidades personales. Existen formaciones adaptadas a distintos niveles de partida y necesidades. Puedes realizar cursos puntuales o apuntarte a itinerarios.
IBM SkillsBuild
IBM ofrece una gran cantidad de recursos formativos dirigidos a aplicar la tecnología para ayudar a las personas a tener éxito y a las comunidades a prosperar.
Fundación Telefónica
Pone a disposición de las entidades sociales Itinerarios formativos gratuitos compuestos por cursos de autoestudio y talleres online dirigidos a técnicos, trabajadores y voluntarios de entidades sociales.
Si eres una entidad con un volumen alto de personas a las que formar ofrecen itinerarios formativos personalizados.

Otros enlaces de interés:

Libro blanco de la transformación digital del Tercer Sector – Fundación Telefónica

Transformación digital en el Tercer Sector de Acción Social – Plataforma de ONGs de Acción Social